Come sincronizzare WooCommerce con il nostro gestionale

Uno dei problemi più grossi nella gestione di un sito di vendita online è quello di farlo comunicare con il gestionale (che chiameremo ERP) che usiamo nel punto vendita o nel nostro magazzino.

Il prodotto è uno, la quantità è una, ma ci troviamo a dover ragionare nell'ottica di due (o più) negozi.
Più nello specifico Woocommerce apparentemente sembra non aiutarci. Nativamente non c'è modo di esportare o importare quantità, nè tantomeno di sincronizzarle con alcun sistema. Cominciamo a porci le giuste domande..

C'è un modo per sincronizzare le informazioni di Woocommerce con quelle del gestionale?

Certo! Ma richiede tempo, soldi e soprattutto una gran manutenzione: bisogna sviluppare un estensione specifica che comunichi con Woocommerce tramite le API del plugin, e sviluppare a manina un plugin che permetta di fare quello che si vuole, automatizzando molti processi. A fronte degli ovvi pro di questa soluzione, proviamo ad analizzare i contro:

• nel caso del cambio del gestionale il lavoro andrebbe buttato
• nel caso di un aggiornamento importante di woocommerce, il lavoro andrebbe continuamente rivisto
• il lavoro risulta economicamente corposo ed è una spesa che, a mio avviso, si può valutare solo dopo un commercio online avviato, che consta di molti prodotti.

C'è un modo per gestire le quantità di Woocommerce con quelle del gestionale in maniera semplice, e più economica?

Ovviamente! Quella che ti presento è una soluzione con la quale ho agito per anni e con la quale mi sono trovato abbastanza bene (stando sotto i 5000 prodotti caricati in Woocommerce) .

Per prima cosa installiamo un plugin che ci permetta di gestire importazioni, esportazioni ed aggiornamenti in formato .csv di Woocommerce.
A questo proposito io uso CSV Import Suite di Woothemes, ma si trovano sulla repository di WordPress tool free cercando qualcosa come "Woocommerce .csv import export".

L'importante è avere la gestione del nostro e-commerce tramite file .csv.
Ora verifichiamo cosa ha da offrirci il nostro ERP: anche se ci sono migliaia di software per il pos, il 99% di questi permette di esportare le quantità, i codici e i prezzi in un formato di Excel. Il mio consiglio è di inquadrare per bene le potenzialità del nostro ERP così da elaborare in seguito un metodo veloce e pratico per gestire i prodotti.

Parlerò di CSV Import Suite perchè lo reputo il migliore (e il prezzo ahimè lo giustifica 🙁 ).

Da qui potremo:

•  importare prodotti nuovi in maniera massiva in Woocommerce, comodo nel caso in cui vogliamo inserire dei prodotti nuovi sul sito ma non abbiamo voglia di aggiungerli uno ad uno
• esportare prodotti da Woocommerce, utile nel caso in cui vogliamo migrare i prodotti del nostro e-commerce
• modificare in maniera massiva elementi di prodotti già esistenti in Woocommerce come ad esempio prezzi, quantità, categorie.. questo riguarda le operazioni daily della gestione dei propri prodotti, in particolare la modifica di prezzi e di quantità.

Non possiamo sincronizzare le vendite tra la cassa del nostro punto vendita e Woocommerce, ma possiamo facilitarci la vita con qualche trucchetto:

Caso 1:
"Il mio gestionale fa una copia degli articoli del sito in un file tipo XML..io converto tutto in csv e importo con csv import suite quello che voglio (di solito le quantità). Non essendoci automazione tra erp e wc, faccio questa operazione dalle 2 volte al giorno in giù (a seconda del periodo). Notare bene che posso aggiornare anche solo una informazione (es le quantità) e che posso aggiornare anche non tutti i prodotti per forza."

Caso 2:
La cosa migliore, che è la strada che ho adottato io per alcuni prodotti, ma che ovviamente dipende dalla tipologia di attività e dall'ict di cui si dispone, è dividere il magazzino logistico in due diciamo "magazzini virtuali".

Così gestendo questa dinamica, non ti ritrovi mai con buchi nelle quantità.

..Un esempio pratico:

Mettiamo caso tu abbia dieci 36 in magazzino. Attualmente hai due possibilità:
-O come detto in precedenza, carichi 6 paia nell'erp e 4 in Woocommerce, e poi ogni tot incroci i dati e regoli i carichi in base ai buchi
-O carichi, sempre in base al tuo volume di affari, una quantità in Woocommerce di 10 - X. Se in media vendi 2 paia al giorno di quel modello nel tuo punto vendita, ed esposti ne tieni sempre 4, carichi come quantità su Woocommerce 6, e ogni giorno importi le quantità del tuo magazzino togliendo un valore fisso e mettendo le mani avanti per quanto riguarda le vendite potenziali

Spero di esser stato chiaro..la vedo la soluzione più cheap e veloce..poi ripeto..dipende tutto da tipo di prodotti,settore,volume d'affari e magazzino!

In vista del futuro..

Molte aziende anche pmi ormai caricano tutto sull'e-commerce e, in sede di acquisto, l'interfaccia della cassa tira giù la quantità da wc..il problema di questa soluzione però, oltre alla voglia di programmare, sta nell'avere o meno una vps come dio comanda e va bene per soluzioni di vendita lenta (e questo lo valutate voi in funzione della categoria merceologica..ovviamente vendere PC ha tempi, quantità  logistiche diverse rispetto a vendere il latte).

Sicuramente, vedendo anche la popolarità che sta conquistando Woocommerce, a breve verranno commercializzate soluzioni di sincronizzazione con i maggiori Erp (come ufficializzato per Sage)..

Per ora mi sembra però di averti presentato soluzioni abbastanza valide per tamponare..Se hai trovato qualcosa di meglio, condividilo nei commenti!